كيف تُحدَّد مهام المستشار في عقد الاستشارات؟
يتفق العميل والمستشار على الموضوع المطلوب دراسته، والأسئلة التي ستجيب عنها الاستشارة، وما يحتاج العميل إلى معرفته لاتخاذ قراره. فعند التفكير في افتتاح فرع جديد، يمكن تكليف المستشار بدراسة الطلب المتوقع، وتحليل المنافسين، ومقارنة المواقع وتكاليف التشغيل. ويُكتب في العقد ما ستغطيه الدراسة، والمعلومات التي يقدمها العميل، وما سيجمعه المستشار بنفسه، والزيارات أو المقابلات اللازمة لإعدادها.
ثم يحدد العقد ما سيقدمه المستشار وموعد تسليمه، مثل تقرير يقارن الخيارات ويوضح التوصية وأسبابها، أو جلسات استشارية يتبعها ملخص مكتوب. وتُضبط طريقة مراجعة العمل، ومدة تقديم الملاحظات، والتعديلات المشمولة بالأتعاب، مع بيان طريقة احتساب المقابل المالي وسداده.
وينظم العقد سرية المعلومات واستخدامها، والإفصاح عن المصالح التي قد تؤثر في حياد المشورة. وإذا شمل العمل متابعة تطبيق التوصيات، تُحدد مهام المستشار في المراجعة والتوجيه، ومسؤوليات الفريق الذي يتولى التنفيذ.
ما أهمية عقد الاستشارات؟
يوجّه البحث والتحليل نحو احتياج محدد، فيحصل العميل على مشورة مرتبطة بالقرار الذي يستعد لاتخاذه.
يوفر أساسًا لتقييم العمل المهني، بالرجوع إلى المتطلبات المتفق عليها ومدى استناد التوصيات إلى معلومات وتحليل واضحين.
يحمي خصوصية العلاقة الاستشارية واستقلاليتها، بتنظيم استخدام المعلومات الحساسة والإفصاح عن المصالح المؤثرة في الرأي.
كيف تدير أتعاب عقد الاستشارات عبر وفّي؟
يمكن تنظيم العقد ضمن مشروع في بوابة وفّي للأعمال، وتوزيع أتعابه على معاملات ترتبط بمراحل العمل المتفق عليها. ففي استشارة لتطوير الهيكل الإداري، قد تُخصص معاملة لتقرير تقييم الوضع الحالي، وأخرى للهيكل المقترح وتوصيف المسؤوليات. ويُسجَّل في كل معاملة المبلغ المستحق وشروط اعتماد العمل المرتبط به.
يودع العميل المبلغ المخصص للمعاملة في حساب الضمان المالي، ويقدم المستشار عمله للمراجعة وفق الشروط المعتمدة. وبعد استيفائها وموافقة الأطراف، تُحرَّر الأتعاب المستحقة للمستشار.
وتُصاغ شروط القبول بما يناسب طبيعة الاستشارة، مثل الإجابة عن الأسئلة المحددة، وتوضيح مصادر المعلومات، وتفسير التوصيات. فقد تنتهي دراسة الجدوى إلى التوصية بتأجيل المشروع، ويُراجع استحقاق الأتعاب حينها وفق اكتمال الدراسة والتزامها بالنطاق ومعايير القبول المتفق عليها.
وإذا نشأ خلاف حول العمل المقدَّم، يمكن تصعيد المعاملة وتقديم التقرير والمتطلبات المعتمدة والملاحظات المتعلقة بها. وعند التصعيد، تتوقف المعاملة مؤقتًا لحماية المبلغ، ويتولى فريق تسوية النزاعات مراجعة المستندات والتواصل مع الطرفين، ثم يُحدَّد مصير الأموال وفق آلية وفّي لحل النزاعات.
نصيحة عملية
اتفق مع المستشار على المعلومات التي سيستخدمها في إعداد الدراسة، وهل تشمل الأتعاب تحديثها إذا تغيّرت هذه المعلومات. وعند استخدام وفّي، وضّح هذا الاتفاق في شروط المعاملة، حتى يعرف الطرفان ما تغطيه الدفعة، وأي تحديث يحتاج إلى أتعاب إضافية.
أنشئ معاملة ضمان مالي
حوّل اتفاقك إلى معاملة واضحة تربط صرف الأموال بتحقق الشروط.