ماذا يتضمن محضر الاستلام؟
يُعد محضر الاستلام بعد معاينة البضاعة أو الأعمال ومقارنتها بالشروط والمواصفات المحددة في العقد. وفي عقود المقاولات والمشاريع، ينقسم الاستلام عادةً إلى نوعين:
- محضر الاستلام الابتدائي (Initial Handover Report): يُعد عند انتهاء الأعمال الأساسية وجاهزيتها للاستلام، ويُوثّق ما تم إنجازه والملاحظات التي يلتزم المقاول بمعالجتها. ويمكن أن تبدأ بعده فترة ضمان أو صيانة محددة في العقد.
- محضر الاستلام النهائي (Final Handover Report): يُعد بعد استكمال الأعمال ومعالجة الملاحظات، وانتهاء فترة الضمان أو الصيانة إذا اشترط العقد ذلك. ويُثبت قبول الأعمال نهائيًّا، ويمكن ربطه بتحويل الدفعة الأخيرة أو المبالغ المحتجزة.
ويتضمن محضر الاستلام عادةً:
- أسماء الأطراف والأشخاص المسؤولين عن التسليم والاستلام.
- رقم العقد أو أمر الشراء وتاريخ الاستلام ومكانه.
- وصف البضاعة أو الأعمال المستلمة وكمياتها وحالتها.
- نوع الاستلام، سواء كان ابتدائيًّا أو نهائيًّا.
- نتيجة الفحص والملاحظات، مع تحديد المطلوب معالجته والمدة المتفق عليها.
- توقيعات الأشخاص المخوّلين والمستندات المرفقة، مثل الصور وتقارير الفحص.
فمثلًا، عند تنفيذ أعمال تشطيب لمكتب في الرياض، يوقّع العميل محضر استلام ابتدائي بعد معاينة الأعمال، مع تسجيل بعض العيوب في الدهانات والأرضيات. وبعد إصلاحها واستكمال الالتزامات المطلوبة، يُحرّر محضر الاستلام النهائي لاعتماد انتهاء الأعمال.
ما أهمية محضر الاستلام؟
يوثّق ما تسلّمه العميل وتاريخ الاستلام وحالة البضاعة أو الأعمال، ما يساعد على التحقق من التزام المورد أو المقاول بشروط العقد.
يحدد الأعمال المتبقية والعيوب المطلوب إصلاحها، ويوضح التزامات الأطراف قبل الانتقال إلى الاستلام النهائي.
يوفر مستندًا يعتمد عليه الأطراف عند مراجعة المستحقات المالية أو حدوث خلاف حول اكتمال التنفيذ أو مطابقة الأعمال للمواصفات.
كيف يساعد وفّي في ربط محضر الاستلام بالمستحقات؟
تتيح بوابة وفّي للأعمال حفظ قيمة الصفقة في حساب ضمان مالي وربط تحويل مستحقات المورد أو المقاول باعتماد محضر الاستلام. ينشئ أحد الطرفين معاملة تتضمن الأعمال المطلوبة وقيمتها ومواعيد تسليمها وشروط قبولها، ثم يودع العميل المبلغ في حساب الضمان.
وإذا نص العقد على استلام ابتدائي ونهائي، يمكن تقسيم المستحقات إلى دفعات مرتبطة بكل مرحلة. فعند اعتماد محضر الاستلام الابتدائي، تُحوّل الدفعة المخصصة لها وفق الاتفاق، بينما تبقى قيمة الدفعة النهائية محفوظة حتى استكمال الملاحظات واعتماد الاستلام النهائي.
وإذا نشأ خلاف حول حالة الأعمال أو تنفيذ الملاحظات المطلوبة، يستطيع الطرفان تصعيد المعاملة وإرفاق محاضر الاستلام والمستندات الداعمة. وتبقى الأموال المرتبطة بالمعاملة محفوظة خلال مراجعة الخلاف وفق إجراءات تسوية النزاعات في وفّي، ثم يُنفّذ القرار المالي المعتمد.
نصيحة عملية
عند استخدام الضمان المالي في عقد يتضمن استلامًا ابتدائيًّا ونهائيًّا، اتفق على قيمة الدفعة المرتبطة بكل محضر وشروط تحويلها. واحرص على إبقاء جزء من المستحقات في حساب الضمان حتى معالجة الملاحظات واعتماد الاستلام النهائي، لضمان التزام المقاول باستكمال الأعمال وحماية حقوق الطرفين.
أنشئ معاملة ضمان مالي
حوّل اتفاقك إلى معاملة واضحة تربط صرف الأموال بتحقق الشروط.